Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat keluar pada Kantor DPRD Padang

Meisya, Al Azahra (2022) Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat keluar pada Kantor DPRD Padang. Diploma thesis, Universitas Andalas.

Preview	Text (cover) cover.pdf - Published Version Download (104kB) | Preview
Preview	Text (BAB I) BAB I PENDAHULUAN.pdf - Published Version Download (231kB) | Preview
Preview	Text (BAB V) BAB V PENUTUP.pdf - Published Version Download (88kB) | Preview
Preview	Text (DAFTAR PUSTAKA) DAFTAR PUSTAKA.pdf - Published Version Download (84kB) | Preview
	Text TUGAS AKHIR Meisya Al Azahra .pdf - Published Version Restricted to Repository staff only Download (505kB)

Abstract

Surat merupakan salah satu sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari suatu pihak kepada pihak lain. Fungsi surat meliputi beberapa hal, diantaranya: sebagai sarana pemberitahuan, permintaan, pernyataan buah pikiran, dan gagasan, bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Surat dibedakan ke dalam dua golongan yaitu surat pribadi dan surat resmi. Surat pribadi ialah surat yang diajukan dari seseorang kepada orang lain dan bersifat tidak resmi. Sedangkan, surat resmi ialah surat yang ditujukan dari suatu instansi atau perusahaan kepada instansi lainnya dan ditujukan dari suatu instansi atau perusahaan kepada instansi lainya dan berasifat resmi, di dalam pembuatan surat resmi biasanya menggunakan kop surat dan dicantumkan nomor surat, perihal dan biasanya digunakan stemple agar lebih resmi. Pengelolaan surat merupakan salah satu kegiatan dalam organisasi yang dapat membantu kelancaran dalam bidang kesekretariatan. Fungsi umum pengelolaan surat yaitu untuk menyelesaikan suatu masalah isi atau kegiatan khusus yang diajukan dari surat-surat yang masuk ke dalam perusahaan. Banyak organisasi atau Lembaga yang kurang memperhatikan keberadaan surat dalam unit kerja. Berdasarkan pengamatan sebagian surat banyak yang menumpuk dan tidak tertata akan mengganggu kelancaran kegiatan organisasi atau Lembaga. Selain itu surat masuk dan surat keluar tidak terkelola dengan baik akan tercecer, rusak atau hilang. Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculnya berbagai alat telekomunikasi atau penghubung yang canggih seperti; telepon, handphone, televisi, radio, telegram, faksimile dan sebagainya, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Dalam sebuah instansi pasti beredar surat-surat, baik surat dari luar instansi maupun surat yang dikeluarkan oleh instansi itu sendiri. Begitu juga dengan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota Padang yang terdapat berbagai macam surat yang ditangani oleh staff bagian kesekretariatan. Fasilitas dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar merupakan salah satu faktor yang mempengaruhi efektifitas kegiatan perusahaan. Fasilitas surat masuk dan surat keluar misalnya map arsip, rak sortir, berkas peringatan, kotak arsip, rak sortir, ruang kearsipan ,dll. Fasilitas kearsipan harus dalam keadaan baik, dari segi kualitas dan kuantitas agar pengelolaan surat masuk dan surat keluar berjalan dengan lancar. Namun setelah mengamati keadaan di lapangan, fasilitas kearsipan masih kurang dari segi kualitas dan kuantitas. Perlengkapan pengelolaan masih kurang yaitu dimana seperti alat penyimpan surat yang setiap hari jumlah surat yang masuk semakin bertambah dan ruangan untuk penyimpanan arsip dinamis inaktif belum ada, tempat penyimpan arsip inaktif menjadi satu dengan ruangan lain. Pengelolaan surat pada staff bagian kesekretariatan DPRD Padang masih dilakukan secara manual, mulai dari pengarsipan maupun pendistribusian surat kepada bagian-bagian yang bersangkutan .surat yang tidak teratur akan sulit dicari dan membutuhkan waktu yang lama dalam penemuan. Hal ini akan menyebabkan terganggunya kelancaran jalanya kegiatan operasional pada suatu kantor. Kenyataan yang ditemukan pada kantor DPRD Padang yaitu dalam penyimpanan dan penemuan kembali surat belum terlakasanakan dengan baik. Hal ini terlihat dari penyimpanan surat yang belum tersusun rapi dan masih terdapat map yang diletakkan begitu saja. Dilatar belakangi uraian diatas, penulis tertarik memilih tempat magang atau kuliah lapangan di DPRD kota Padang. Yang berhubungan langsung dengan kegiatan pengelolaan surat masuk dan surat keluar yang kemudian dideskripsikan dengan berpedoman pada butir-butir pernyataan dalam observasi,wawancara dan dokumentasi di lapangan. Setelah terkumpul kemudian disajikan dalam bentuk kalimat yang kemudian ditarik suatu kesimpulan. Dalam menangani permasalahan surat menyurat yang ada pada perusahaan, penanganan masalah haruslah sesuai dengan tata cara menangani surat keluar dan surat masuk. Penanganan surat yang harus dilakukan harus sesuai dengan alur atau proses persuratan yang ada. Oleh sebab itu diciptakannya prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar yang ada pada perusahaan. Berdasarkan uraian diatas, maka penulis ingin meninjau dan membahas mengenai pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada kantor DPRD Padang yang akan penulis bahas pada laporan Kerja Praktek dengan judul “Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dprd Padang”

Actions (login required)

View Item